小売店や飲食店などで支払いをした場合には、レシートや領収書が発行されます。会社の経理でも書類の保存が義務付けられています。どちらがより有効なのか分かりやすく解説します。

レシートの役割

レシートの記載事項を列挙すると次の通りです。

  1. どこの店舗で購入したか
  2. いつ(何時に)購入したか
  3. いくら購入したか
  4. 何を購入したか

通常は誰が購入したかは記載されません。
消費税法上は小売店や飲食店などでの支払いには誰が購入したかは省略しても良い事になっております。

言葉を変えると宛名が空白の領収書でも認められる事になります。
私達税理士は明細をざっと確認して会社の何のために購入したか推測します。
明らかにおもちゃなど会社の事業に関係の無いものについては会社の経理の方に確認します。

宛名がなくても何を買ったのかがある程度確認出来れば、税理士の立場では経費の理由付けが出来るのです。

当然ですが、会社の事業に必要なものに限られます。

領収書はレシートの代用

領収書については、レシートが発行出来ない場合の代用と考えて頂ければと思います。
多くの場合手書きです。

何を購入したのかも分からないケースがほとんどです。
中には一般的な領収書でどこの店舗で購入したかも分からないものもあります。

政務活動費などであやしいと思われるものは領収書が多いです。
自分で作成しようと思えば作成出来てしまうからです。

領収書はレシートが発行出来ない場合の代用と考えてもらえると良いと思います。

二重に計上すると違法です

意図的ではないにしても、多くの店舗ではレシートを発行した後に領収書の発行を依頼すると、レシートとは別に領収書を発行してくれます。

レシートと領収書をそれぞれ経費として計上する事は出来ません。
どちらかが架空経費になってしまうからです。

そのため、レシートを発行してくれる店舗ではわざわざ領収書を発行してもらう必要はないです。

レシートか領収書のどちらかしか渡さない店舗

私もたまに利用する100円ショップのダイソーですが、この店舗はしっかりしていると思います。

レシートをまず発行しますが、領収書を求められたらレシートはお店に渡さなければなりません。

そのため、ダイソーではレシートと領収書の二重計上は物理的に出来ないのです。

まとめ

小売店や飲食店で購入した際にレシートが発行される場合には敢えて領収書の発行は不要だと考えます。

経費の二重計上は違法であるためミス防止にもなります。
経費の根拠となる書類は何を購入したかが把握出来るレシートが有効です。